Екатеринбург, ул. Мамина-Сибиряка, 101, офис 2.12
+7 (343) 302-19-89

Москва, ул. Столярный переулок, д. 3 корпус 20, оф. 11
+7 (495) 128-19-89

Эффективное управление временем руководителя.

Эффективное управление временем руководителя.

В статье рассмотрен ряд вопросов, связанных с эффективным управлением временем руководителя организации. Автор дает определение тайм-менеджмента, выделяет особенности труда руководителей, которые определяют актуальность особых подходов к управлению их временем, рассматривает основные инструменты целеполагания и управления временем, в том числе с помощью Microsoft Outlook, и предлагает категории, которые могут присваиваться рабочим задачам руководителя с целью эффективного планирования его времени.

Автор:
Долженко Р.А.

Ключевые слова: руководитель, тайм-менеджмент, матрица Эйзенхауэра, система SMART, категории задач, календарь

Человек в течение всей своей жизни сталкивается с постоянным дефицитом ресурсов. Если проблема нехватки финансовых средств всегда осознается и зачастую подталкивает нас к поиску путей ее устранения, то дефицит времени, во- первых, скрыт от сознания, незаметен за разнообразными повседневными задачами, во-вторых, не может быть ликвидирован в силу того, что лимит времени каждого из нас жестко ограничен (условно можно принять, что у каждого человека имеется капитал приблизительно в 500 тыс. часов). Его нельзя накопить или, в отличие от потерянных финансов, вернуть — оно невосполнимо.

Время — один из трех параметров в работе персонала, которым на самом деле можно управлять. Оставшиеся два — пространство и ресурсы. Практикой выработаны различные подходы к управлению данными параметрами на рабочем месте. В качестве инструмента управления пространством работников можно назвать концепцию 5S — один из компонентов системы бережливого производства, представляющий собой свод правил управления рабочим пространством, используя который компания может добиться не только его оптимизации, но и повышения эффективности деятельности сотрудников.

Управление ресурсами связано с целым комплексом методов материальной мотивации, таких как оплата труда, премирование, социальный пакет, дополнительные льготы и привилегии и др.

Управление временем нашло свое воплощение в концепции тайм-менеджмента — одного из актуальных направлений повышения эффективности не только отдельного работника, но и всей организации в целом.

Именно этой теме будет посвящена наша работа. Особенно актуальна она для руководителей, которые должны не только уметь управлять своим временем, но и помогать подчиненным делать то же самое, создавать инфраструктуру для эффективного использования всех ресурсов организации, в том числе временных.

Руководитель — это лицо, наделенное властными полномочиями, выполняющее функции активного регулирующего влияния на группу лиц (коллектив), ему подчиненных [7]. Чем больше коллектив работников, тем сложнее найти возможности для управления ими, тем меньше времени остается на взаимодействие с каждым из сотрудников. В силу этих причин мы рассмотрим в статье некоторые аспекты тайм-менеджмента, наиболее актуальные для руководителя организации.

ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОНЦЕПЦИИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Прежде всего следует определить, что собой представляет концепция тайм-менеджмента (управления временем). Мы будем понимать под ней совокупность методик и практики эффективного управления временем, планирование, определение приоритетов и контроль расходования времени.
Реализация тайм-менеджмента на практике предполагает:

  •  знание инструментов планирования;
  •  умение определять приоритеты;
  •  умение ставить цели.

Внедрение инструментов управления временем позволяет любому работнику планировать время для оптимального решения задач, выделять приоритеты в работе и личной жизни, избегать авралов и простоев, находить резервы времени.
Труд руководителя обладает рядом особенностей, которые делают тайм-менеджмент обязательным инструментом в работе.

Среди них:

  • неопределенность внешней среды, которая проявляется в большом количестве часто меняющихся задач; buy cialis echeck.
  • высокая доля обязательных событий в тече- ние рабочего дня (важных встреч, мероприятий, планерок и т.д.);
  • одновременное существование множества приоритетных задач;
  • преобладание умственного труда, высокий уровень эмоциональной и психической нагрузки в силу высокой ответственности за принятие решений;
  • многофункциональный характер управленческого труда и др.

Все перечисленные факторы усложняют труд руководителя организации, и в этих условиях самый простой и действенный способ управлять временем — планировать свою деятельность.

Согласно представлениям тайм-менеджмента, планировать нужно 60–80% времени, оставляя резерв для неожиданных и срочных задач, но в идеале необходимо 100% своего рабочего дня фиксировать в календаре. Сама процедура планирования рабочего времени достаточно проста. Согласно ей нужно при- держиваться шести ключевых шагов:

  1. согласуйте перечень основных задач;
  2. определите время для планирования на день и неделю;
  3. начинайте с планирования обязательных работ — встреч и отчетных мероприятий;
  4. затем планируйте работы, не имеющие точного срока;
  5. определите и согласуйте приоритеты;
  6. оставьте время на «лягушек»1 (10–20 минут с утра в день).

P.S. В тайм-менеджменте под «лягушками» понимаются небольшие, но неприятные задачи, которые, как правило, хочется отложить, несмотря на то что их решение необходимо,и как результат, они становятся просроченными.

В силу того что временной ресурс ограничен, руководителю нужно эффективно использовать его для решения различных ключевых задач, распределенных по приоритетности. Приоритеты руководителя организации отражаются в структуре его рабочего времени, условный вариант которой приведен на рис. 1.

 

Как мы видим из предлагаемого примера структуры рабочего времени, приоритетными являются реализация бизнес-плана и управление персоналом, в то же время руководитель не должен забывать и о саморазвитии (в части профессиональных компетенций).

Постановка ключевых задач, как и целеполагание, должна базироваться на системе SMART, которая отличается простотой и наглядностью. Суть ее сводится к тому, что формулировка цели должна быть:

  •  конкретной (Specific) — цель должна быть четко сформулирована, иначе исполнитель задачи не поймет, что от него требуется, и сделает работу не так, как нужно;
  • измеримой (Measurable) — цель должна включать в себя измеримые параметры, которые позволят определить, достигнут ли результат;
  • достижимой (Achievable) — цель должна быть сложной, но реалистичной, в противном случае исполнитель задачи не захочет в дальней- шем выполнять подобную работу;
  • ориентированной на результат (Relevant) — цель должна отражать достижение результата, а не проделывание работы;
  • ограниченной по времени (Time-bound) — любая цель должна предполагать установление срока, который понадобится на ее достижение.

В книге Д. Алена «Как привести дела в порядок» [2] сказано: когда текущих задач становится слишком много, для их фиксации и напоминания о них нужно пользоваться специальными инструментами. С нашей точки зрения, лучшим инструментом из возможных является программа Microsoft Outlook, входящая в офисный пакет Microsoft Office, поэтому все описываемые в данной статье действия по тайм-менеджменту должны осуществляться с использованием Microsoft Outlook.

ОБЩИЕ ПОДХОДЫ К ИСПОЛЬЗОВАНИЮ MICROSOFT OUTLOOK В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ

Microsoft Outlook — одно из лучших приложений для управления всеми ключевыми элементами работы. С его помощью можно создать пол- ную картину не только своих дел, но и рабочих задач своих подчиненных.

Microsoft Outlook знаком многим пользователям, однако зачастую применяется лишь малая часть заложенных в нем функций. Microsoft Outlook состоит из нескольких взаимосвязанных компонентов, таких как «Календарь», «Задачи», «Контакты», «Почта», «Дневник» и «Заметки». Рассмотрим, какие преимущества дает использование каждого из них.

Одним из ключевых для тайм-менеджмента является инструмент «Календарь». Можно рекомендовать каждому работнику вести свои календари в Microsoft Outlook и открыть к ним доступ для руководителя и коллег. Менеджеры должны использовать «Календарь» обязательно, строго фиксировать в нем свои рабочие действия и также открыть к нему доступ для непосредственных начальников и подчиненных. Руководителю данный инструмент позволяет отслеживать со своего рабочего места календари подчиненных, сравнивать их нагрузку, анализировать направления их работы по отдельным проектам, автоматически планировать встречи и совещания, в том числе с учетом ресурсов (комнат для переговоров, мультимедиа-проекторов и т.п.).

Вторым по значимости для руководителя является модуль Microsoft Outlook «Задачи». С его помощью можно управлять большим объемом задач по сравнению с переданными в устной или письменной форме. Благодаря встроенным в Outlook инструментам можно получать информацию о про- грессе в решении поставленной задачи в автоматическом режиме. Любые действия со стороны ответственного подчиненного будут отражаться в статусе задачи на компьютере менеджера, который ее поставил. Задачи также можно группировать и анализировать по разным категориям: срокам, ответственным лицам, проектам, статусу исполнения и т.п.

С помощью инструмента «Контакты» можно создать базу контактов организации (клиентов, поставщиков, органов госвласти, важных персон и т.п.), более того, закрепляя контакты за конкретными работниками с помощью системы категорий, можно создать четкую схему и с ее помощью ясно понять, кто с кем взаимодействует, за кем закреплены те или иные важные клиенты.

Максимум возможностей Microsoft Outlook имеет при его использовании совместно с Microsoft Exchange Server. Сетевые возможности данной программы очень велики: она позволяет оптимизировать командную работу через назначение встреч и задач, эффективно актуализировать планы в случае непредвиденных обстоятельств, управлять делегированными задачами, анализировать переписку с клиентами и партнерами, стандартизировать офисную работу и т.д. На начальных этапах внедрения CRM Microsoft Outlook может выступить в качестве полноценной CRM-системы.

Одним из наиболее редко используемых инструментов Microsoft Outlook является «Дневник», однако он имеет несколько важных возможностей, которые делают его незаменимым в корпоративной деятельности. Он позволяет фиксировать, на что работники тратят свое время, какие файлы открывают, сколько с ними работают, как взаимодействуют с клиентами и т.п.

Outlook также позволяет коллективно работать над заметками. С их помощью можно организовать простую базу знаний: сохранять в ней информацию о клиентах, предложения сотрудников, данные о проделанной работе и т.п.

Таким образом, Microsoft Outlook позволяет упростить личные системы планирования работников, повысить гибкость и удобство планирования, существенно снизить затраты времени на формирование отчетности для руководства, увеличить ее удобство и наглядность, усилить контроль над задачами, быть уверенным в их своевременном решении.

Уже издано несколько десятков книг, в которых описаны возможности использования Microsoft Outlook, как для «чайников», так и для профессионалов. Однако необходимо признать, что большая часть его возможностей отражена в стандартном файле Help, прилагаемом к программе. Одной из лучших книг на данную тему является работа Г. Архангельского «Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook 2007» [6]. Рекомендуем использовать ее в качестве путеводителя при освоении тайм-менеджмента с помощью Microsoft Outlook.

ОСНОВНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ТАЙМ- МЕНЕДЖМЕНТА ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

Использование тайм-менеджмента в практике руководителей критически важно для повышения эффективности использования их времени, установления ориентиров для его правильного распределения на решение наиболее важных вопросов, снижения нагрузки и создания резерва времени на ресурсоемкие задачи.

Составляющими управления временем являются:

  1. правила планирования, распределения мероприятий по категориям и расстановки приоритетов;
  2. правила назначения и отклонения встреч и мероприятий;
  3. правила проведения встреч;
  4. правила работы с контактными данными. Рассмотрим ключевые направления тайм-менеджмента в работе руководителя организации.

Начнем с порядка планирования различных мероприятий. Планирование мероприятий начинается с планирования перечня задач. Как было отмечено ранее, руководитель должен фиксировать с помощью Microsoft Outlook все свои задачи и мероприятия. Планирование осуществляется с учетом времени, необходимого для достижения ключевых организационных целей, стоящих перед руководителем. Оно должно осуществляться на год, квартал, месяц. При планировании графика необходимо учитывать мероприятия из корпоративного календаря, в которых предполагается участие руководителя.

Актуализацию графика на следующий месяц, а также целей и задач необходимо проводить не позднее последнего рабочего дня текущего месяца. В календаре в обязательном порядке устанавливается время для планирования мероприятий на неделю и на день. Рекомендуемое время:

  • 30 минут в последний рабочий день недели для планирования на следующую неделю;
  • 15 минут вечером рабочего дня для уточнения мероприятий на следующий день.

Планирование начинается с мероприятий, имеющих жесткие временные рамки, — встреч и заседаний, которые не могут быть перенесены / отменены в силу их важности, обязательности, участия в них ключевых персон, прямой необходимости их посещать. К такого рода мероприятиям относятся:

  •  заседания различных коллегиальных органов;
  • регулярные плановые встречи с руководителями подразделений организации;
  •  другие обязательные встречи.

При планировании между «жесткими» мероприятиями рекомендуется оставлять интервал в 30 минут.

Далее происходит планирование «гибких» мероприятий. К ним относятся работы, которые необходимо выполнить к определенному сроку, но при этом не имеющие четко фиксированного времени, которое на них необходимо тратить в день. К такого рода мероприятиям относятся:

  • подготовка к выступлениям и отчетным мероприятиям;
  • разработка материалов;
  • работа с документами;
  • работа с персоналом;
  • остальные мероприятия, не являющиеся«жесткими».

Мероприятия длительностью до 15 минут могут не фиксироваться. Все отменяемые мероприятия должны удаляться из календаря. После того как мероприятия запланированы, им необходимо присвоить соответствующие категории. Для работы с категориями мероприятий все календари менеджеров организации должны быть открыты для непосредственных руководителей и подчиненных. В целях оптимизации структуры времени, визуализации приоритетов и занятости все мероприятия, планируемые и фиксируемые в календаре, должны быть отнесены к одной из утвержденных категорий и иметь соответствующую цветовую разметку (на усмотрение ответственных за внедрение тайм-менеджмента в практику организации).

Мы предлагаем использовать основные, специальные и дополнительные категории.

Основные категории являются самостоятельными, отражают цели, на которые тратится большая часть времени мероприятия. Дополнительные категории — те, которые не могут быть указаны как самостоятельные, но позволяют более эффективно ориентироваться среди мероприятий, относящихся к какой-либо основной категории. Допускается использование не более двух дополнительных категорий в привязке к основной. К специальным категориям не относятся проводимые в основное рабочее время мероприятия, однако данные категории выступают в качестве самостоятельных.

Применительно к управлению временем руководителя мы предлагаем использовать основные категории, представленные в табл. 1.

К числу наиболее распространенных мероприятий, которым может быть присвоена категория «Дополнительные», относятся командировки — время на них не регламентировано. К специальным могут быть отнесены мероприятия, осуществляемые в отрыве от организационной деятельности: отпуск, развлечения и т.п. Время на них также не регламентировано.

Распределение времени между категориями может варьироваться при текущей работе, но в течение квартала в целом должно соблюдаться. При определении категорий отдельных мероприятий следует руководствоваться здравым смыслом.

После планирования необходимо отсортировать мероприятия по приоритетности их проведения. Для этого следует использовать инструмент «Матрица Эйзенхауэра» (рис. 2).

Для использования матрицы нужно составить перечень задач, а затем распределить их по приоритетности:

  • первый приоритет у мероприятий категории «Срочные и важные»;
  • второй приоритет — «Несрочные и важные»;
  • третий — «Срочные и неважные»;
  • четвертый — «Несрочные и неважные».

Правила назначения и отклонения встреч и мероприятий

Все встречи назначаются, отклоняются и согласуются с помощью электронных средств Microsoft Outlook. Все мероприятия и встречи должны быть в обязательном порядке внесены в календарь на компьютере. Перед назначением встречи проверяется доступность предполагаемого времени ее проведения в календарях приглашаемых участников.

Приглашения на встречи и мероприятия направляются по Microsoft Outlook участникам не позднее чем за три часа до встречи. В случае если приглашение направлено менее чем за три часа, приглашаемый участник может принимать участие во встрече без направления ответа и уведомления инициатора.

Если на встрече планируется обсуждать рабочие материалы, то они вместе с повесткой должны быть приложены к приглашению. При наличии таких материалов они вместе с приглашением на встречу должны быть высланы не позднее чем за 24 часа до проведения мероприятия.

При получении приглашения на встречу участник в обязательном порядке должен подтвердить / отклонить встречу или предложить другое время ее проведения. В случае неполучения ответа инициатор встречи может считать участника подтвердившим встречу, но при условии, что приглашение было отправлено не позднее чем за три часа до ее начала.

Все сотрудники без исключения должны в обязательном порядке в случае отсутствия на рабочем месте более одного дня включать функцию «автоответчик» на всех корпоративных устройствах (кроме мобильных) с указанием своих контактных данных или данных сотрудников, замещающих их. Кроме того, все сотрудники обязаны использовать стандартизированные электронные подписи с целью ускорения и упрощения коммуникации.

Правила проведения встреч

Встречи должны начинаться строго в назначенное время. В случае корректировки времени начала встречи ее организатор заблаговременно оповещает всех участников, используя средства Microsoft Outlook. При задержке руководителя организации заседание по согласованию с ним начинает его заместитель.

Организатор должен прибыть на место проведения встречи не позднее чем за 20 минут до ее начала. Если вопросы повестки полностью или частично рассмотреть не удалось, их обсуждение переносится на следующую встречу.

При организации встречи коллегиальных органов необходимо предусмотреть визуализацию времени (таймер обратного отсчета и т.п.). Прежде чем назначать встречу, стоит первоначально оценить ее необходимость и возможность решить вопрос в рабочем порядке с помощью переписки / телефонного звонка.

Встреча должна длиться в среднем 40–60 минут, в любом случае не долее двух часов. На всех регулярных встречах должен присутствовать исполнительный секретарь (или лицо, его замещающее), ответственный за организацию, подготовку повестки / протокола встречи, предоставление материалов и отслеживание выполнения поручений. Исполнительный секретарь готовит повестку встречи и рассылает ее в приглашении по Microsoft Outlook всем участникам заранее. Вопросы повестки располагаются в порядке убывания приоритетности.

Если встреча принята участником, то он обязан явиться на нее либо направить другого уполномоченного для принятия решений по обсуждаемому вопросу. Опоздания на встречу не допускаются. Подготовка к ней обязательна.

На встрече говорит всегда кто-то один. Мнение всех участников следует выслушивать полностью, с уважением и вниманием, и учитывать при подготовке окончательного решения. Использование мобильного телефона запрещено за исключением случаев, когда он применяется для подключения к телефонной конференции. Все телефоны должны быть переведены в бесшумный режим. В случае поступления срочного звонка его следует отклонить, а участник должен уведомить звонящего по SMS о времени, когда он будет доступен. В случае если вопрос требует немедленного вмешательства, участник выходит из кабинета для разговора.

Исполнительный секретарь должен разослать протокол встречи в течение суток после ее окончания. Протокол должен в обязательном порядке содержать поручения с указанием ответственных и сроков исполнения. При отсутствии замечаний в течение 24 часов протокол считается согласованным.

104 vigra. Правила работы с подчиненными во время регулярных встреч

Личные встречи с кураторами ключевых бизнес- подразделений проводятся ежедневно (при наличии возможности), личные встречи с руководителями других подразделений — по мере необходимости, но не реже одного раза в неделю. Встречи проводятся индивидуально, но их продолжительность не должна превышать 30 минут. Нормативная последовательность действий руководителя во время встречи с подчиненным приведена в табл. 2.

Как видно из таблицы, акцент во время беседы с подчиненным должен ставиться на выработке решений по преодолению проблем, а не на поиске их причин.

Правила работы с контактными данными

Все поступающие контактные данные (с визиток или из другого источника) рекомендуется вносить в раздел «Контакты» Microsoft Outlook в день их получения.

Для регулярной коммуникации с одними и теми же адресатами создаются «Группы контактов», которые должны поддерживаться в актуальном состоянии. В обязательном порядке должны быть созданы отдельные группы рассылок для всех сотрудников организации (например, «Все сотрудники»), руководителей структурных подразделений организации (например, «Все руководители подразделений»).

Таковы основные направления использования инструментов тайм-менеджмента применительно к работе руководителей. Конечно, не все аспекты эффективного управления временем руководителя были рассмотрены в данной статье, поэтому мы рекомендуем заинтересованным читателям ознакомиться с литературой, приведенной в списке источников [2–6].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подведем итоги и сформулируем основные практические рекомендации для руководителя по эффективному использованию его времени: viagra for sale in tesco, viagra online canadian pharmacy vipps.

  • всегда планируйте рабочий день / неделю / месяц / квартал;
  • определяйте приоритетные цели, руководствуясь матрицей Эйзенхауэра (важность / срочность);
  • заранее составляйте план и отслеживайте его исполнение;
  • совершенствуйте навыки делегирования полномочий;
  • постоянно блокируйте каналы потери времени;
  • ориентируйте персонал на эффективное использование рабочего времени;
  • уважайте сами и заставьте других уважать свое время [1].

Что касается транслирования идей тайм- менеджмента подчиненным, только своим примером руководитель может показать, как нужно управлять временем. Главная цель внедрения данной концепции в организации состоит в том, чтобы время стало корпоративной ценностью, а управление им — элементом корпоративной культуры компании.

ЛИТЕРАТУРА

  1. Азарова О. Маленькие хитрости большого бизнеса: настольная книга-справочник преуспевающего менеджера. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. — 222 c.
  2. Аллен Д. Как привести дела в порядок. — М.: Penguin Books, 2001.
  3. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2008.
  4. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. — СПб.: Питер, 2006.
  5. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007.
  6. Архангельский Г.А. Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook 2007. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007.
  7. Управление трудовым коллективом (социально-психологические факторы оптимизации) / Под ред. К.К. Грищенко, Н.А. Сакады. —Киев: Наукова думка, 1988. — 240 с.

Заказать звонок
Заполнить форму

Комментариев еще нет.

Оставить комментарий

Вставить формулу как
Блок
Строка
Дополнительные настройки
Цвет формулы
Цвет текста
#333333
Используйте LaTeX для набора формулы
Предпросмотр
\({}\)
Формула не набрана
Вставить