В статье рассмотрена сущность системы 5S, описано её содержание как инструмента оптимального использования офисного пространства для работы сотрудников. Предложены принципы оптимального использования офисного пространства. Изложены методические подходы к внедрению данной системы в организации, определены этапы данного процесса, с индикаторами качества реализации каждого из них. Описаны инструменты и индикаторы рационального расположения предметов в офисном пространстве, в статье они доведены до предельно простых процедур и инструментов.

Автор: Р.А. Долженко

Ключевые слова:

Бережливое производство, система 5S, стандартизация, офисное пространство

Для того, что максимально эффективно управлять персоналом, организация должна комплексно воздействовать на время, ресурсы и пространство работников. Первое направление нашло своё воплощение в концепции «тайм-менеджмента», которая захватила умы многих менеджеров, заставила их стремиться к оптимальному использованию временных ресурсов работников, проводить ранжирование организационных ценностей и целей, использовать Outlook и другие инструменты тайм-менеджмента. Второе направление связано с целой системой материальной мотивации – оплата труда, премирование, социальный пакет, дополнительные льготы и привилегии и др. Об этих инструментах воздействия на работников написано много книг и проведено множество исследований. Но третье направление – воздействие на пространство работника, место в котором он реализует свои трудовые функции, фактически обделено вниманием со стороны теории и практики. А ведь оно давно уже нашло своё воплощение в конкретной и эффективной системе управления рабочим пространством – системе «5S», активно используемой в Японских компаниях. Именно об этом инструменте повышения эффективности работы и пойдёт речь в данной статье.

Сущность системы «5S» и возможности её использования в организации

В первую очередь, «5S» – это один из элементов системы бережливого производства, получил свою известность благодаря его применению в компании «Toyota» [1, 2]. Содержательно, система «5S» - эффективный инструмент создания и поддержания высокопроизводительного офиса. По сути, данная система представляет собой свод базовых правил управления офисом и рабочим пространством персонала компании. Основная идея «5S» - все, что поддаётся оптимизации в офисе компании должно быть оптимизированно.

Другими словами, данная система направлена на совершенствовании целевых зон офисного пространства. В данной концепции, под целевой зоной понимается офисная зона, открытое пространство или отделы в составе подразделений, в которых существует организационная проблема, факторы снижающие эффективность их использования и необходимо внедрение системы «5S».

Практическая цель системы «5S» много шире и масштабнее просто оптимизации офисного пространства и его элементов. Как часть системы бережливого производства, или «Lean», она предназначена для устранения потерь в компании. Исходя из этого основными задачами системы «5S» являются:

• Сокращение потерь, вызванных увеличением затрат времени, капитала и ресурсов, необходимых для выполнения работы;
• Устранение лишних трудовых движений и непроизводительных затрат энергии, а также эффективного использования рабочего пространства.
• Снижение затрат на ненужное оборудование;
• Повышение производительности труда работников за счёт уменьшения количества ненужных и лишних движений;
• Повышение удобства и эргономичности рабочих мест сотрудников;
• Выявление и устранение лишних перемещений, транспортировки, уменьшение объёмов излишних запасов материалов, комплектующих и др.;
• Стандартизация движений работников на рабочем месте и система поддержки оптимальных действий для равномерного распределения рабочей нагрузки персонала.

«5S» – является инструментом, который может применяться в различных сферах деятельности: от производственных участков до работы в офисе. Данная система состоит из пяти последовательных шагов, цель которых заключается в улучшении рабочих мест, создании оптимальных условий для выполнения операций, экономии рабочего времени, повышении производительности и безопасности труда. Что это за шаги?

Название «5S» происходит от 5 действий, обозначаемых японскими словами, которые начинаются на «S» [3]:

1. Seiri (整理) – сортировка;
2. Seiton (整頓) – приведение в порядок, рациональное расположение;
3. Seiso (清掃) – уборка;
4. Seiketsu (清潔) – стандартизация;
5. Shitsuke (躾) – поддержание и совершенствование.

Каждое действие, по своей сути, представляет собой этап реализации системы «5S». Мероприятия, лежащие в основе каждого шага (сортировка, рациональное расположение, уборка, стандартизация и совершенствование), абсолютно логичны. Они представляют собой базовые правила управления любым продуктивно работающим офисом. Вместе с тем, именно системный подход, который система «5S» применяет к этим мероприятиям, и делает её уникальной.

Сортировка, рациональное расположение и уборка - это мероприятия, связанные с улучшениями и являющиеся частью ежедневной работы. Для правильного применения первых трёх шагов системы «5S» необходимо соблюдать соответствующие стандарты. Без них возникнет большой риск отклонений, связанных с разнообразием индивидуальных подходов к одному и тому же вопросу.

Система «5S» будет только тогда эффективной, когда сотрудники организации на постоянной основе будут выполнять установленные требования по организации эффективных рабочих мест, стремиться реализовать цели системы «5S» и придерживаться соответствующих показателей (Таблица 1).

Таблица 1 – Показатели для системы «5S» в офисе

Цель «5S»	Показатель
Организованное рабочее пространство	- Сокращение занимаемой площади - Сокращение времени, затрачиваемого на поиск информации, оборудования, любых вещей, инструментов и т.д.
Эффективный поток работ	- Сокращение расстояния между подразделениями - Сокращение ожидания завершения работы другими людьми - Сокращение времени выполнения процесса или задачи - Соблюдение графика
Высокое качество работы или услуг	- Сокращение ошибок - Сокращение жалоб клиентов
Эффективность оборудования	- Сокращение времени простоя оборудования - Повышение производительности оборудования
Эффективное использование офисных помещений	- Снижение процента затрат - Сокращение площади
Хорошая рабочая атмосфера	- Уменьшение количества невыходов на работу

Внедрение системы «5S» предполагает в первую очередь формулировку принципов организации эффективного управления офисным пространством. Рассмотрим данное направление деятельности более подробно.

Принципы организации эффективного управления на основе системы «5S»

Рабочее место в организации представляет собой закреплённую за отдельным сотрудником или группой сотрудников часть площади, оснащённой необходимым офисным оборудованием, технологической и организационной оснасткой, предназначенными для выполнения определённой части рабочего процесса.

Каждое рабочее место работника организации имеет свои специфические особенности, связанные с особенностями организации производственного процесса, многообразием форм выполняемых функций. Состояние рабочих мест, их организация напрямую определяют уровень организации деятельности. Кроме этого организация рабочего места непосредственно формирует обстановку, в которой постоянно находится сотрудник, что влияет на его работоспособность и, в конечном итоге, на сокращение потерь и повышение производительности труда.

Организация рабочего места сотрудника организации представляет собой основу, обеспечивающую эффективное использование рабочего процесса. Главной её целью является обеспечение высококачественного и эффективного выполнения задач в установленные сроки на основе технических возможностей, рабочего времени, применения рациональных приёмов и методов труда, создания комфортных условий, обеспечивающих длительное сохранение работоспособности сотрудников [4]. Для достижения этой цели к рабочему месту предъявляются технические, организационные, экономические и эргономические требования/принципы.

С технической стороны рабочее место должно быть оснащено оборудованием и предметами для выполняемых сотрудником организации задач, необходимой технологической и организационной оснасткой.

С организационной стороны - имеющиеся на рабочем месте оборудование и предметы должны быть рационально расположены в пределах рабочей зоны, значит, для эффективной организации рабочего места необходимо найти варианты его оптимального обслуживания.

С экономической стороны организация рабочего места должна обеспечить оптимальную занятость, «бережливое производство», максимально высокий уровень производительности и качества выполняемой работы.

Эргономические требования имеют место при проектировании расположения предметов оборудования, технологической и организационной оснастки, планировке рабочего места.

Правильная планировка должна предусматривать такое размещение сотрудника в рабочей зоне и такое расположение в ней предметов, используемых в процессе работы, которые бы обеспечили наиболее короткие и удобные зоны движения; наименее утомительные положения корпуса, рук, ног и головы при длительном повторении определённых движений.

Сократить потери в офисе - значит устранить все, что увеличивает затраты времени, капитала и ресурсов, необходимых для выполнения деятельности организации. Этот процесс применим к бесчисленному множеству проблем. Именно благодаря системе «5S» он может быть реализован.

Далее рассмотрим содержание каждого этапа реализации системы «5S» в организации, а также инструменты, которые могут при этом использоваться.

Этапы внедрения системы «5S» в офисном пространстве организации

Внедрение системы «5S» в офисном пространстве состоит из подготовительного этапа, этапа сканирования офиса и 5 мероприятий, которые необходимо реализовать последовательно. Каждый из этапов в свою очередь состоит из последовательных шагов, которые в тексте обозначены курсивом.

1. Подготовительный этап

Определение лидера проекта по внедрению системы «5S»:

Лидером проекта по внедрению системы «5S» в подразделении организации является его руководитель /ответственный сотрудник подразделения, назначенный руководителем. Рекомендуемые сроки реализации данного этапа составляет - 3 – 5 дней.

Определение целевых зон:

Следующим шагом необходимо определить отдельные офисные зоны или отделы и спланировать действия таким образом, чтобы в итоге все офисы подверглись изменению. Одновременное внедрение системы «5S» во всех офисных пространствах может привести к сбоям/остановке в работе сотрудников подразделений/подразделения на определённое время. Поэтому одновременное внедрение возможно только в нескольких структурных подразделениях. После выявления всех отдельных офисных зон и определения их основных функций, необходимо осуществить расстановку приоритетов. Рекомендуемые сроки реализации данного шага - в течение одной недели.

Формирование команды внедрения:

Основная команда внедрения – лидер проекта и ответственные сотрудники подразделения организации, в которых внедряется система «5S», и которые отвечают за весь проект от планирования до исполнения. Основная команда внедрения отвечает за реализацию внедрения системы «5S» до этапа «Поддержание достигнутого и совершенствование». Рекомендуемые сроки реализации шага - не более одной недели.

Обучение сотрудников, ответственных за внедрение системы «5S» в структурных подразделениях организации:

Целью шага является обеспечение сотрудников подразделения организации знаниями, навыками и правильным подходом для успешного внедрения системы «5S». Для реализации данного шага необходимо создать план развёртывания обучения и внедрить его в практику подразделения. Обучение сотрудников необходимо проводить по мере внедрения системы «5S» в подразделениях организации. Вновь принятые на работу сотрудники должны пройти индивидуальное (очное либо дистанционное) обучение. Рекомендуемые сроки реализации данного шага - 1 день.

2. Сканирование офиса:

Сбор первоначальных данных. Фотоотчёт текущих условий:

Суть этого шага состоит в фиксации существующей ситуации в целевой зоне офиса, чтобы со временем увидеть происходящие изменения (в виде фотоотчёта). Имея возможность с помощью фотографий сравнить офисное пространство до и после внедрения системы «5S», работники смогут оценить её эффективность.

В фотоотчёте должны присутствовать снимки открытых ящиков, тумбочек, шкафов и т.д. Запечатлённые виды должны быть сверху и снизу, это позволит увидеть что-то новое. Фотографирование необходимо проводить в несколько раундов, чтобы показать, как изменяется ситуация в офисных зонах с постепенным внедрением системы «5S», и размещать обновлённые снимки на стенде. Рекомендуемые сроки реализации - 1 день.

Заполнение контрольного листа для сканирования офиса:

Данный шаг предполагает осуществление диагностики условий в офисе с заполнением контрольного листа. Необходимо реализовать это в каждой целевой зоне и подсчитать результаты. Чтобы увидеть улучшения, необходимо провести повторную диагностику. В основе контрольного листа могут использоваться показатели, представленные в таблице 1. Рекомендуемые сроки реализации данного шага составляет 1 день.

Создание информационного стенда проекта:

Информационный стенд необходимо создать после фактической реализации предыдущих шагов. Стенд должен визуально отображать описание проекта, концепцию, процесс или план внедрения. Он в логической последовательности представляет все действия, которые уже сделаны, и которые ещё необходимо реализовать для достижения цели. Стенд также будет отображать текущие результаты внедрения системы «5S». Рекомендуемые сроки реализации - в течение одного дня после реализации предыдущих шагов.

3. Сортировка и удаление ненужного:

Определение критериев для сортировки:

На данном шаге происходит определение руководящих указаний и стандартов, по которым будет осуществляться сортировка. Для реализации данного шага, в первую очередь, необходимо разработать стандартную операционную процедуру для сортировки. Стандартная операционная процедура (далее СОП) при её эффективном использовании позволяет выполнить мероприятия по сортировке простым, безопасным и быстрым способом. Пример подобной СОП для этапа «Сортировка» приведён в таблице 2.

Таблица 2 – Стандартная операционная процедура для Сортировки

Наименование

Подготовка зоны временного хранения

Подготовить все необходимые бланки, красные ярлыки и контрольные листы

Определить дату и время проведения сортировки

Подтвердить разрешение руководства на проведение сортировки

Определить список лиц, осуществляющих сортировку

Предупредить лиц, работающих в целевой зоне

Подготовить команду

Исследовать все, что расположено в целевой зоне (по листу контроля Сортировки)

Пометить ненужные предметы красными ярлыками или использовать ящик для предметов с красными ярлыками

Выбросить обнаруженный мусор

Переместить ненужные предметы в зону временного хранения

Переписать ненужные и уничтоженные предметы

Одновременно с использованием красных ярлыков производить уборку

Вернуть на место временно сдвинутые документы, провода, стулья, книги и т.д.

После формирования СОП, необходимо разработать форму листа контроля сортировки (Таблица 3).

Таблица 3 – Лист контроля Сортировки

Целевая зона: Цель: Обеспечить исследование всех мест, где можно провести Сортировку Способы: 1. Исследование всех предметов из каждой указанной категории по всему офисному пространству. 2. Обнаружив предмет, который не имеет отношения к данной зоне, необходимо удалить его или прикрепить к нему красный ярлык

Осмотреть следующие места: - Полы; - Проходы; - Поверхности рабочих столов; - Поверхности других столов; - Лестницы; - Углы/за столами и оборудованием; - Внутренние ящики, шкафы   Искать ненужную мебель: - Стулья; - Столы; - Картотечные шкафы/другие шкафы; - Скамейки; - Прочее   Искать ненужное оборудование: - Компьютеры, принтеры, телефоны, копиры; - Калькуляторы; - Прочее электрическое оборудование; - Провода, приспособления, приборы; - Прочее

Проверить стены, стенды и т.п. - Все что висит на стенах – нужно ли? - Устаревшая информация - Бесполезные стенды и доски объявлений - Неиспользуемая информация и статистика - Прочее       Искать ненужные (или избыточные) материалы: - Бумаги и папки; - Скотч, ручки, маркеры, карандаши - Степлеры, линейки, ножницы; - Прочее     Проверить места хранения: - Книжные полки (ненужные книги и журналы); - Шкафы (ненужные документы); - Кладовые и склады (ненужные документы); - Другие места хранения   Искать другие ненужные предметы.

И, наконец, на данном шаге необходимо разработать красные ярлыки (Рисунок 1).

 

Рисунок 1. Образец красного ярлыка для сортировки офисных предметов

Красный цвет привлекает внимание, и проблемы, отмеченные таким образом, не забываются. На ярлыке нужно записывать следующее: кто повесил ярлык на предмет, где и когда был повешен ярлык, почему данный предмет не должен находиться в данной зоне. На ярлыках может быть и дополнительная информация, например, инвентарный номер или предложения по дальнейшему использованию предмета. Нельзя допускать образование избытка красных ярлыков. При обнаружении предметов, принадлежащих другой зоне, необходимо вернуть их на свои места.

Красные ярлыки и другие правила направлены на упрощение проведения сортировки. После удаления предметов из целевой зоны, необходим стандартный критерий для принятия решения, что с ними делать дальше. Рекомендуемые сроки реализации данного этапа составляет от 1 до 7 дней, в зависимости от размера целевой зоны.

Подготовка зоны временного хранения:

Подготовка начинается с обеспечения сотрудников подразделения стандартами сортировки. Зоны временного хранения - это места для временного хранения ненужных предметов целевой зоны, пока их не определят туда, куда нужно, или не избавятся от них. При возникновении потребности, такие предметы возвращаются на место. Зона временного хранения создаётся для каждой целевой зоны. Если подразделение большое, можно организовать центральную зону временного хранения для всего офиса и размещать там большие для локальных зон предметы. Наличие таких зон позволяет провести сортировку в «5S». Рекомендуемые сроки реализации данного шага - в течение одной недели.

Выполнение сортировки:

Сортировка проводится в соответствии со Стандартной операционной процедурой по сортировке (таблица 2). Рекомендуемые сроки реализации - в течение двух недель.

4. Рациональное расположение и определение границ:

Создание карты текущего состояния для целевой зоны:

Реализация данного шага предполагает проведение опроса сотрудников подразделения и зарисовку карты с целью получения полного представления о том, как используется пространство работниками в подразделении.

Основные мероприятия на данном шаге должны реализовываться в следующей последовательности:

1. Необходимо определить, какую часть офиса картографировать;
2. Нанести контуры целевой зоны. Важное условие - необходимо отображать контуры всего офиса (двери, проходы, пунктирными линиями показать сектора открывания дверей);
3. Отметить большие элементы. В примерном масштабе необходимо нанести на карту большие элементы мебели и оборудования. Сначала лучше изобразить внешние границы каждого элемента и идентифицировать его;
4. Отметить маленькие элементы;
5. Отметить рабочие зоны;
6. Изобразить потоки перемещения сотрудников, документов. Стрелками необходимо показать направления передвижения сотрудников и предметов. При возможности, необходимо указать расстояние и средства транспортировки. Одновременно необходимо определить расстояние переходов и перемещений в целевой зоне;
7. Отметить все важные элементы (столы, оборудование, книжные полки, т.д.);
8. Жёлтыми карточками отметить важные проблемы и факты.

Пример карты приведён на рисунке 2.

Рисунок 2. Пример карты офисного пространства

Используя данные карты можно обнаружить узкие места для дальнейших улучшений. Рекомендуемые сроки реализации - в течение одного дня.

Разработка плана рационального расположения:

Основные задачи для реализации данного шага включают в себя:

1. Рассмотрение возможных инструментов рационального расположения. Все инструменты рационального расположения направлены на обеспечение принципов - найти наилучшее место для каждой вещи в офисе, обеспечить лёгкий поиск, использование, простой способ возврата на место;
2. Выбрать проблемы или проблемные зоны для улучшения;
3. Определить критерии и принципы для дальнейшего руководства;
4. Разработка стандартной операционной процедуры. Пример стандартной операционной процедуры по рациональному расположению приведён в Таблице 4.

Таблица 4 – Стандартная операционная процедура для Рационального расположения

№	Задача
1	Подготовьте все необходимые формы и контрольные листы
2	Назначьте дату и время рационального расположения
3	Согласуйте с руководством план будущего состояния
4	Определите, кто будет выполнять мероприятия по рациональному расположению
5	Уведомите сотрудников в целевой зоне
6	Подготовьте команду
7	Проверьте все предметы в зоне и изучите карту будущего состояния
8	Определите проблемы для улучшения
9	Переместите предметы в нужные места (используйте контрольный лист с критериями)
10	Решите, какие стратегии вы будете применять
11	Где возможно, примените указатели местоположения
12	Одновременно с рациональным расположением выполняйте уборку
13	Напишите список будущих мероприятий

 

5. Подготовить карту будущего состояния (план). Карта будущего состояния показывает целевую зону после внедрения улучшений, произведённых на этапе рационального расположения. План рационального расположения создаётся для понимания инструментов рационального расположения и их применения. Рациональное расположение можно определить как расположение всех необходимых предметов таким образом, чтобы их было легко использовать, а также понятная всем организация зон хранения предметов.

Одновременно целесообразно использовать контрольный лист с критериями рационального расположения (Таблица 5).

Таблица 5 – Контрольный лист с критериями

asian pharmacy online.

Описание

Каждой вещи необходимо место

Лучше, когда рабочий поток идет без затруднений

Незавершенная работа, отлаженная в сторону - обозначает проблемы с потоком

Устраните потери времени, которые возникают при поиске необходимого предмета или документа. Это самые большие потери в офисе

Лучше ходить по прямой линии, чем обходить что-то

Для рабочих столов и точек использования применяйте технику принятия быстрых решений.

Чем меньше мебели и оборудования, тем лучше

Чем чаще используется предмет, тем ближе он должен быть к месту использования

Сделайте поиск и доступ к предметам простым

Ящики и полки не должны хранить пустоту

На полках оставьте только один ряд предметов

Избегайте хранения в штабелях

Примените правило «Первым пришел, первым ушел»

Не размещайте тяжелые предметы на полу

Где возможно устраните двери и ящики

Избегайте образования «частных коллекций» материалов и оборудования

Храните документы, разделяя их по частоте использования

Выражение «с глаз долой» - ваш враг

Постарайтесь организовать «офис на колёсах»

Сделайте так, чтобы все было понятно с первого взгляда

На этапе сортировки удаляются из офиса ненужные предметы. На этапе рационального расположения необходимо разобраться с тем, что осталось. Каждый предмет должен быть размещён так, чтобы любой сотрудник, даже и не работающий в данном подразделении смог определить его правильное местонахождение.

Инструменты рационального расположения:

1. Разработка общих инструментов для рационального расположения.

Основные принципы для разработки инструментов рационального расположения в зависимости от специфики деятельности подразделений/подразделения, которым необходимо следовать:

• Ориентация на улучшение потока. Система «5S» основана на совершенствовании рабочего потока, а эффективность потока зависит от определённого ритма или процесса работы. Необходимо сформировать непрерывный поток и разработать планировку офиса в соответствии с этим потоком. Планировка офиса должна способствовать прохождению потока;
• Чем меньше предметов в офисном пространстве, тем проще поддерживать в нем порядок;
• Поиск и использование любого предмета не должны вызывать затруднений. Чтобы предметом можно было легко воспользоваться, он должен быть «на расстоянии вытянутой руки»;
• Полки и ящики не должны хранить пустоту. Необходимо разместить высокие предметы на более высоких полках, а более низкие - на полках, высота которых меньше.

2. Планировка, основанная на концепции последовательности технологических операций (поток процессов или процессный поток).

Деятельность подразделений/ подразделения достаточно просто описать как совокупность взаимосвязанных процессов и операций.

3. Наладить принятие быстрых решений на отдельных рабочих местах.

Если целевая зона не превышает размеров рабочего стола, внедрение системы «5S» в полном объёме может оказаться пустой тратой времени. Для отдельных рабочих мест или специфических объектов, таких, как места для копировальной техники или пункты накопления корреспонденции, альтернативой может являться стратегия принятия быстрых решений - мини «5S» внутри офиса.

4. Использовать «систему супермаркета» для заказа материалов.

«Система супермаркета» обладает огромным потенциалом, позволяющим экономить денежные средства в виде материалов и времени, затрачиваемого на перемещения и ожидания, если запасы локализованы и ограничены. В этой связи необходимо:

• каждое подразделение само управляет своим запасом материалов и хранит его;
• у каждого отдельного сотрудника на рабочем месте должен быть только минимальный запас, необходимый ему для текущей деятельности;
• обеспечен лёгкий доступ к материалам в каждом подразделении, так же, как в «супермаркете»;
• в подразделении хранится запас материалов только на один месяц;
• повторный заказ выполняется раз в месяц.

5. Создать визуальное управление и отображение (простые указатели местоположения, как разметка на полу, стенах, столах, полках, бирки и т.д.).

При рациональном расположении необходимо применить три визуаль­ных метода, называемых индикаторами местоположения. Благодаря этим методам можно будет всегда точно знать, где должны находиться те или иные предметы и когда их надо туда возвращать.

Существует три индикатора, при помощи которых можно показать, к чему относится предмет и когда его нужно вернуть на место. Эти индикаторы - линии, ярлыки и указатели. Каждый из них может быть усовершенствован структурным подразделением.

1) Линии. Разметку линиями можно использовать везде - на полах, на полках, на столах, на стенах. Линии могут показывать, к чему относятся предметы, могут обозначать направление движения или перемещения, направление потока, где можно стоять, а где нельзя.

2) Ярлыки. После использования предмета нужно обеспечить его возврат на место. Необходимо применить надписи или ярлыки, подписывая и место, и предмет. Для этой цели нужно использовать цветовую кодировку.

3) Указатели. Задача указателей – донести информацию общепонятным способом. На указателях можно поместить следующую информацию:

- наименование подразделения, процесса, функции;

- местоположение внутренних подразделений, управлений;

- информация о размещении сотрудников подразделения;

- указания по способу или месту выполнения операций;

- информация о мерах безопасности.

Отдельно необходимо рассмотреть рекомендации по рациональному расположению документов в офисном помещении. В целях наведения порядка необходимо разделить документы на три типа. Данная классификация не зависит от того, является ли документ напечатанным на бумаге или хранится на диске компьютера:

• Хранение с возможностью непосредственного доступа. Документы, которые используются часто, то есть несколько раз в неделю. Эти документы должны быть всегда под рукой, к ним должен быть обеспечен лёгкий доступ.
• Промежуточное хранение. Документы, используемые регулярно, но не так часто, как документы первой группы. Такие документы должны быть легко найдены, но храниться они должны не на рабочих местах.
• Удалённое хранение. Документы, не относящиеся к сфере постоянной деятельности.

Оборот документов - это такой же процесс, как и все остальные. Им необходимо управлять, иначе возникнут потери. Можно устранить потери, перестроив работу офиса так, чтобы хранение документов осуществлялось продуманно и организованно. Рекомендуемые сроки реализации - в течение одного дня параллельно с предыдущим шагом.

Выполнение рационального расположения:

Данный шаг начинается с проверки плана рационального расположения. Необходимо рассмотреть карту будущего состояния и план рационального расположения, переместить предметы туда, где они должны быть, в том числе документы. Расположение предметов на выбранных местах должно осуществляться по очевидным критериям. Рекомендуемые сроки реализации шага - не более трёх недель.

5. Уборка с одновременным осуществлением проверки:

erythromycin, buy levothyroxine online without script.
Определение критериев уборки:

В первую очередь, данный шаг предполагает разработку стандартной операционной процедуры (пример СОП для шага «Уборка и проверка» приведён в Таблице 6).

Таблица 6 – Стандартная операционная процедура для Уборки и проверки

cialis from india.

№	Задача
1	Подготовить зону временного хранения (будьте готовы к необходимости Сортировки)
2	Подготовить все необходимые бланки, красные ярлыки, контрольный лист
3	Назначить дату и время проведения этапа
4	Подтвердить разрешение руководства на проведение этапа
5	Определить список сотрудников, осуществляющих уборку и проверку
6	Уведомить сотрудников целевой зоны
7	Научить команду пользоваться контрольным листом с критериями
8	Определить цели, задачи и способы уборки (использовать список планирования)
9	Почистить все снаружи и внутри, одновременно проверяя все
10	Пометить красными ярлыками ненужные предметы или использовать коробку с красным ярлыком
11	Выбросить мусор
12	Переместить ненужные предметы в зону временного хранения
13	Заменить в процессе уборки повреждённые провода, кабели, неисправные электролампочки и т.д.
14	Одновременно с уборкой проводить рациональное расположение.

На данном шаге рассматривается первоначальная уборка и проверка. В процессе уборки одновременно выполняется сортировка и рациональное расположение. Кроме того, на этом этапе разрабатывается контрольный лист с критериями. Рекомендуемые сроки реализации данного шага - не более трёх дней.

Разработка, внедрение плана уборки, реализация уборки:

Разрабатывается план уборки (пример плана первоначальной уборки приведён в Таблице 7).

Таблица 7 – План первоначальной уборки

Целевая зона	Кто выполняет	Метод	Когда	Материалы и инструменты

Приступая к уборке, команда должна определить основные направления работы. Необходимо распределить все, что находится в офисе, по четырём основным категориям:

1. Поверхности: полы, проходы, стены, потолки, окна, полки, двери и любые другие поверхности.
2. Оборудование: приборы и оснастка, мебель, столы и стулья, телефоны, копировальные машины, компьютеры, шкафы и т.д.
3. Предметы на хранении: любые предметы, не используемые регулярно, расположенные на полках (книги, папки), в шкафах (документация и офисные материалы), в тумбочках, в ящиках и т.д.
4. Предметы в использовании: предметы, используемые регулярно, в основном то, что находится на рабочих столах или там, где выполняются отдельные операции.

Задачей сотрудников подразделения совместно с командой внедрения является проведение очистки целевой зоны на основе разработанного плана. При первоначальной уборке все чистится и по возможности приближается к первоначальному состоянию целевой зоны. Рекомендуемые сроки реализации - не более одной недели.

6. Стандартизация и обмен информацией:

Разработка и внедрение стандартов по внедрению каждой «S», обеспечивающих идеальное состояние:

Стандартизация начинается с разработки стандартов, применительно к системе «5S» эта деятельность означает подготовку карты итогового состояния целевой зоны. Карта создаётся для того, чтобы показать стандарт, правильное положение основных элементов в целевой зоне. Карту офиса, аналогичную карте, приведённой на Рисунке 2 нужно вывесить на видном месте в офисе для определения правильного местонахождения предметов.

После того, как карта итогового состояния разработана и доведена до персонала, необходимо распределить обязанности по первым трём шагам системы «5S» среди сотрудников целевой зоны. Образец формы «Список обязанностей по системе «5S» приведён в Таблице 8. Нужно разработать и использовать форму в качестве контрольного листа по проверке выполнения этих обязанностей.

Таблица 8 – Список обязанностей по системе 5S

Целевая зона: Ответственный: Дата:

Этапы 5S

Периодичность

№

Мероприятие 5S

Сортировка

Рациональное расположение

Уборка

Стандартизация

Совершенствование

Постоянно

В начале дня

В конце дня

Еженедельно

Ежемесячно

При необходимости

А

Б

В

Г

Д

Е

1

Красные ярлыки, сортировка

X

X

X

2

Размещение указателей местоположения

X

X

X

3

Пустота под рабочим столом

X

X

4

Сбор запросов / заказ материалов

X

X

5

Изменение карты стандарта

X

X

 

После того, как стандарты доведены, необходимо интегрировать их в ежедневную деятельность, организовать работу персонала так, чтобы стандарты реализовывались автономно и независимо от контроля со стороны руководства.

Рекомендуемые сроки реализации - в течение четырёх недель.

Внедрить визуальное управление:

Визуальное управление – это возможность управлять «с первого взгляда» или через «наглядность». На данного шаге, прежде всего, необходимо определить точки контроля. Все точки, где применяется контроль, связаны со стандартами, что упрощает их идентификацию. При наличии стандартов можно создать стандартные категории, применимые к целевой зоне.

Ключевыми элементами визуального управления являются визуальные средства отображения - инструмент для передачи важной информации о состоянии офиса, требованиях потребителя, безопасности, операционной деятельности, качестве, оборудовании, мероприятиях по улучшениям, а также о других стандартах работы.

Эффективное использование информации зависит от её эффективного представления и отображения. Наглядное отображение показателей при внедрении системы «5S» является необходимым инструментом, поскольку:

• информация становится понятной и легко воспринимаемой командами;
• проясняется ситуация со скрытыми потерями;
• делается акцент на мероприятия по улучшениям.

В системе «5S» необходимо использовать три типа указателей:

1. Указатели положения - показывают расположение структурных подразделений, отделов и т.д.
2. Информационные указатели – показывают информацию о мерах безопасности, о сроках выполнения тех или иных действий и т.п.
3. Процедурные указатели – сообщают о том, как выполнить какую-либо задачу.

Система визуальной навигации в административных зданиях предназначена для информирования сотрудников и посетителей организации о местонахождении обособленных подразделений, отдельных рабочих мест, а также отдельных объектов. Системообразующим началом служит единое стилистическое решение, или функциональное назначение, или конструктивное исполнение. Эти составляющие могут существовать как отдельно друг от друга, так и вместе.

Навигационные элементы должны быть удобными для зрительного восприятия. Для этого важен выбор правильного размера, содержания и расположения навигационных элементов в пространстве. Рекомендуемые сроки реализации данного шага - в течение одного месяца.

7. Поддержание достигнутого и совершенствование:

Сделать систему «5S» привычкой:

Необходимо сделать систему «5S» частью ежедневной деятельности сотрудников. Работники должны осознать и принять, что деятельность, связанная с системой «5S», является не дополнительной нагрузкой, а неотъемлемой частью работы персонала. Кроме того, на регулярной основе необходимо проводить инспекции руководством структурного подразделения/организации в части реализации инструментов системы «5S» на местах.

И, наконец, работники должны поддерживать обмен опытом по внедрению и совершенствованию системы «5S» между подразделениями. Мероприятия данного шага должны реализовываться в организации на постоянной основе.

Продолжение улучшений:

Реализация данного шага предполагает обеспечение поддержки руководства всех мероприятий, связанных с внедрением системы «5S», причём всестороннее участие менеджеров в процедуре внедрения и использования данной системы принципиально на всех этапах. Руководство подразделений должно поддерживать процесс постоянных улучшений и выделять время для регулярных встреч, а также предоставлять определённые полномочия для внедрения изменений. Самое главное, чтобы возможности проводить изменения не были распылены по всей организации.

Основой внедрения системы «5S» должен быть системный подход к улучшениям. При неоднократном возникновении похожих проблем необходимо изучить их более тщательно и выработать единый подход для их устранения. Применение системного подхода подразумевает внедрение и использование процесса систематических улучшений, в котором существует шесть основных задач (они должны выполняться после внедрения системы «5S»):

а). Идентифицировать и выбрать проблему;

б). Проанализировать проблему;

в). Подготовить возможные решения;

г). Выбрать нужные решения и спланировать их выполнение;

д). Выполнить решения;

е). Оценить выполнение решений и стандартизировать достигнутое.

Одним из важнейших инструментов реализации данного шага выступает система мотивации и стимулирования работников, она предполагает, что на постоянной основе необходимо одобрять и признавать усилия отдельных сотрудников путём выражения благодарности со стороны вышестоящего менеджера, руководителя подразделения, организации, что позволит стимулировать их к генерации новых идей и улучшений. Как следует из самой логики данного шага внедрения системы «5S», он должен реализовываться на постоянной основе в организации.

Таковы основные этапы внедрения системы «5S» в организации, их содержание и инструменты реализации. Изложенные в статье методические подходы позволят компании достичь эффективного использования её работниками своего пространства для достижения корпоративных целей.

Заключение

Сегодня очень важно научиться рационально использовать не только своё время, но и пространство, ведь от чёткого устройства рабочего места, зависит своевременное выполнение запланированных заданий. В любой организации всегда существует необходимость сделать рабочие места персонала более эффективным, будь оно в цеху или офисе, кабинете бухгалтера или директора. Как этого добиться описывает рассмотренная в статье система «5S».

В классическом виде, «5S» — это строгая последовательность действий, где следующий шаг возможен только после того, как сделан предыдущий. Их реализация на практике, и закрепление соответствующего мышления работников и рационального отношения к своим рабочим местам позволит максимально эффективно использовать пространство организации.

Список использованной литературы:

1. Вэйдер М. Инструменты бережливого производства. Мини-руководство по внедрению методик бережливого производства. Альпина Бизнес Букс, 2012. – 125 с.
2. Оно Т. Производственная система Тойоты: уходя от массового производства. — М: Издательство ИКСИ, 2012. – 192 с.
3. Томас Фабрицио, Дон Тэппинг, 5S для офиса: как организовать эффективное рабочее место / Пер. с англ. — М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2008. — 214 с.
4. 5S для рабочих: как улучшить своё рабочее место / Пер. с англ. — М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2007. — 160 с.